この記事で分かること
- 社員に障害者手帳の申告を呼びかけるときの、国のルール
- 呼びかけで伝えること、してはいけないこと
- 申告しやすい会社にするためにできること
なぜ確認が必要なのか
法定雇用率の計算や、毎年の障害者雇用状況報告、納付金の申告・調整金の申請では、障がいのある社員を、障害者手帳などで確認したうえで数えます。手帳を持っていても会社が知らなければ、雇用している人数に入りません。
ただ、障がいは本人のとても大事な個人情報です。厚生労働省は「プライバシーに配慮した障がい者の把握・確認ガイドライン」で、進め方を示しています。
原則：社員全員に、同じ方法で呼びかける
採用したあとに把握するときは、社員全員に、同じ方法で申告を呼びかけるのが原則です。
| 例 | |
|---|---|
| よい例 | 全員への一斉メール、社内のイントラネットへの掲示、チラシ・社内報・回覧 |
| よくない例 | 障がいのある社員がいそうな部署にだけ配る／全員がパソコンを使えない職場で、メールだけで呼びかける |
呼びかけで伝えること
- 何に使うか（障害者雇用状況報告、納付金の申告、調整金・報奨金の申請）
- どんな情報が必要か、原則として毎年度使うこと
- 障がいの等級の変更や、手帳の有効期限を確かめることがあること
- 手帳を返したときなどは、人事に申し出てほしいこと
- 業務命令として回答を求めるものではないこと（伝えることが望ましいとされています）
個人を特定して聞いてよいとき
本人が、障がい者向けの支援制度を使いたいと自分から申し出た場合などに限られます。次のような情報を根拠に、特定の社員に聞くことはできません。
- 上司への個人的な相談の内容
- まわりの印象やうわさ
- 健康診断の結果、レセプト（診療報酬の明細）、社内の診療所の記録
してはいけないこと
- 申告や手帳の取得を強要する本人が否定したり答えなかったりしたときに、繰り返し迫ることも含みます。
- 断ったことを理由に、不利益な扱いをする
- 必要のない情報まで取る
- 産業医などが、本人の同意なしに人事へ情報を渡す
確認と保管
- 確認は、人事の担当者が本人に直接行うのが望ましいとされています。報告に使うことへの同意は、ほかの目的の書類とは分けて取ります。
- 雇用率や報告で数えるときは、身体は身体障害者手帳（原則）、知的は療育手帳か判定機関の判定書、精神は精神障害者保健福祉手帳で確かめます（精神は診断書では数えられません）。
- 書類は退職などの日から3年間保存します。情報を扱う人は必要最小限に決めて、その範囲を社員に分かるようにします。ほかの個人情報とは分けて保管するのが望ましいとされています。本人の同意なく、ほかの目的に使ってはいけません。
- なお、合理的配慮を提供するだけなら、必ずしも手帳などで確認しなくてもよいとされています（受給者証や診断書で確かめる方法もあります）。
申告しやすい会社にするには
申告しない理由には、解雇や評価への不安など、会社への心配があることが少なくありません。呼びかけを一度送るだけでなく、次のような工夫も役に立ちます。
- 申告すると何が変わるかを伝える：仕事のしやすさのための配慮を相談できること、相談した内容が誰に伝わるのか（伝わらないのか）を、はっきり書きます。
- 実際に配慮している姿を見せる：障がいのある社員が配慮を受けながら活躍している職場では、申告への不安が小さくなります（合理的配慮の進め方）。
- 相談の窓口を決めて、守秘を約束する：人事の中でも限られた人だけが扱う、と伝えます。
それでも雇用の人数が足りないときは、新しく雇用する計画が必要です。必要な人数はシミュレーターで確かめられます。
大阪の会社の場合
手帳の確認や雇用状況の報告で分からないことは、管轄のハローワーク（淀川区・東淀川区・吹田市はハローワーク淀川、豊中市・箕面市・池田市はハローワーク池田）に相談できます。新大阪・東三国や北摂の会社なら、NEXTぷれいすが、雇用の計画づくりから業務の切り出し、採用までお手伝いします。
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